Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Geschäft zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Umstellung bringt tiefgreifende Änderungen für alle Unternehmen mit sich, weshalb eine frühzeitige Vorbereitung essenziell ist.
Dieser Artikel geht auf die wesentlichen Änderungen und Anforderungen ein. Für detaillierte Informationen halten die Industrie- und Handelskammern Internetseiten bereit, wie z.B. diese hier:
https://www.ihk.de/darmstadt/servicemarken/news/wirtschaftsdialoge/e-rechung-6222878
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren und strukturierten XML-Format erstellt werden, das eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger ermöglicht. Der Versand kann weiterhin per E-Mail erfolgen. Ein PDF-Format ist für eine E-Rechnung nicht ausreichend.
Zu den gängigen rechtssicheren Formaten zählen:
- ZUGFeRD: Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), kombiniert dieses Format ein lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei, wodurch es sowohl für Menschen als auch für Maschinen nutzbar ist.
- XRechnung: Dieses Format wird vorrangig im öffentlichen Sektor verwendet und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen vollständig.
Übergangsfristen für Rechnungsaussteller
Um die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen festgelegt:
- Bis Ende 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten (z. B. PDF) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis Ende 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bleiben Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen erlaubt. Größere Unternehmen können Rechnungen über das EDI-Verfahren ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
- Ab 2028: Die neuen Anforderungen gelten für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von der Größe. Nur E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sind dann zulässig.
Anforderungen an den Rechnungsempfang
Selbst wenn sich ein Geschäftsmodell ausnahmslos an Verbraucher richtet, betrifft das Gesetz nahezu jedes Unternehmen spätestens auf der Beschaffungsseite, nämlich beim Empfang von Rechnungen.
Denn unabhängig von den Übergangsfristen für den Versand müssen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Hinweis:
Es ist davon auszugehen, dass die Pflicht zur E-Rechnung auch schon vor dem Ende der Übergangsfristen zu einer deutlichen Steigerung von per E-Mail übermittelten Rechnungen führt, auch wenn diese (solang zulässig) im gängigen PDF-Format generiert werden. Diese Entwicklung wird auch durch die erhöhten Portokosten ab dem 1.1.2025 noch an Fahrt aufnehmen.
Tipps für die Umsetzung der Anforderung an den Rechnungsempfang:
Schulungen und Sensibilisierung
- Mitarbeiter schulen: Sorgen Sie dafür, dass relevante Teams (z. B. Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Einkauf) die neuen Prozesse verstehen und anwenden können.
- Externe Unterstützung einholen: Ziehen Sie IT-Dienstleister oder Steuerberater hinzu, um Unsicherheiten bei der Umsetzung zu klären.
Prozesse optimieren
- Workflow für Rechnungen automatisieren: Integrieren Sie automatisierte Prüfung und Freigabeprozesse, um Fehler zu vermeiden und den Aufwand zu minimieren.
- Prüfungstools nutzen: Verwenden Sie Tools, die E-Rechnungen visualisieren (gibt es auch kostenlos) und den korrekten Aufbau und die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungen prüfen.
Kommunikation mit Partnern
- Geschäftspartner informieren: Teilen Sie Lieferanten und Geschäftspartnern mit, wie Sie elektronische Rechnungen empfangen möchten und welche Formate akzeptiert werden.
- Legen Sie ggf. eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest und teilen Sie diese Ihren Lieferanten mit. Passen Sie ggf. Ihren Rechnungsprüfungsprozess an.
- Testläufe durchführen: Vereinbaren Sie mit Partnern Testphasen, um sicherzustellen, dass die Übermittlung und Verarbeitung reibungslos funktionieren.
Rechtliche Anforderungen beachten
- Dokumentationspflichten prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen rechtssicher elektronisch archiviert und den Finanzbehörden zugänglich gemacht werden können.
Revisionssichere Archivierung
- Datenmanagement einrichten: Entwickeln Sie ein Konzept zur sicheren Speicherung von E-Rechnungen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen).
Zugriffsrechte regeln: Legen Sie fest, wer innerhalb Ihres Unternehmens Zugriff auf die gespeicherten Rechnungen hat, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.
E-Rechnungen im Geschäft mit Verbrauchern (Patienten)
Für Rechnungen an Verbraucher (B2C) gibt es ab 2025 zwar einige Besonderheiten aber keine allgemeine Verpflichtung zur E-Rechnung:
Freiwilligkeit und Zustimmungspflicht:
- Anders als bei Rechnungen im B2B-Bereich ist für Verbraucher die Zustimmung zur elektronischen Rechnung erforderlich. Sie können weiterhin auf Papierrechnungen bestehen.
- Unternehmen, die Rechnungen an Endverbraucher senden, können daher digitale Rechnungen anbieten, sofern der Kunde dem zustimmt. Verbraucher haben die Wahl, Rechnungen auf Papier oder digital zu erhalten, da die gesetzlichen Regelungen sie schützen sollen.
- E-Rechnungen an Verbraucher müssen nicht zwingend im strukturierten Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt werden. Häufig genügt ein einfaches PDF, da es für Verbraucher keine standardisierten Anforderungen gibt.
- Besonderheit: Gesundheitsdaten in der Rechnung: Gesundheitsdaten zählen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Beim Versand per E-Mail sind die Sicherheitsanforderungen der DSGVO zu beachten, insbesondere Art. 32 DSGVO („Sicherheit der Verarbeitung“). Dies bedeutet:
- Verschlüsselung: E-Mails mit sensiblen Daten müssen verschlüsselt werden, z. B. durch TLS-Verschlüsselung während der Übertragung und optional durch zusätzliche End-to-End-Verschlüsselung.
- Passwortschutz: Rechnungen sollten als verschlüsselte Anhänge (z. B. PDF) versendet werden, die nur mit einem separaten Passwort geöffnet werden können.
- Authentifizierung: Die Identität des Empfängers sollte sichergestellt werden, um zu verhindern, dass die Rechnung in falsche Hände gerät.Alternativen zur E-Mail
- Eine sicherere Option könnte die Bereitstellung der Rechnung über ein geschütztes Patienten- oder Kundenportal sein:
- Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, dass die Rechnung im Portal bereitliegt, ohne dass die sensiblen Daten selbst in der E-Mail enthalten sind.
Der Zugang zum Portal erfolgt durch eine sichere Anmeldung (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung).
Weitere Informationen zur E-Rechnung:
Für eine detaillierte Übersicht und rechtliche Hinweise empfehlen wir den Artikel der IHK Darmstadt